Privacybeleid

Bij Cacaoboetiek gaan wij zorgvuldig en respectvol om met persoonlijke gegevens. Wij verwerken alleen informatie die noodzakelijk is om uw bestelling correct af te handelen, onze dienstverlening te verbeteren en u een prettige ervaring in onze webshop te bieden.

Het beschermen van uw privacy is voor ons vanzelfsprekend. Gegevens die u aan ons verstrekt, worden uitsluitend gebruikt voor het doel waarvoor u ze hebt gegeven. Wij verkopen of verhuren uw persoonsgegevens nooit aan derden.

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle gegevens die wij verwerken via onze website en in het kader van onze bedrijfsactiviteiten. Wij volgen hierbij de geldende wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Wij verzamelen nooit meer gegevens dan strikt nodig is, bewaren deze niet langer dan noodzakelijk en treffen passende beveiligingsmaatregelen om misbruik of onbevoegde toegang te voorkomen. Onze technische en organisatorische beveiliging wordt afgestemd op de aard van de gegevens en de risico’s van de verwerking.

Als u vragen heeft over de manier waarop wij met uw gegevens omgaan, kunt u altijd contact opnemen met onze privacycontactpersoon. De contactgegevens vindt u aan het einde van deze verklaring.

Wanneer u onze website bezoekt, worden automatisch enkele technische gegevens door uw browser aan ons doorgegeven. Dit kan onder andere gaan om uw IP-adres, het type apparaat dat u gebruikt, het besturingssysteem en de internetbrowser. Het IP-adres wordt in sommige gevallen gezien als een persoonsgegeven en kan door ons worden gebruikt om onze website te beveiligen en misbruik te voorkomen.

Daarnaast verwerken wij gegevens die u zelf aan ons verstrekt, bijvoorbeeld wanneer u:

• Een contactformulier invult op onze website
• Ons een e-mail stuurt
• Ons via sociale media een bericht stuurt

In die gevallen vragen wij doorgaans om uw naam en e-mailadres, zodat wij uw vraag kunnen beantwoorden of uitvoering kunnen geven aan een overeenkomst die wij met u hebben. Bij berichten via sociale media kan uw gebruikersprofiel voor ons zichtbaar zijn.

Op onze website kunt u zich ook aanmelden voor onze nieuwsbrief. Door uw e-mailadres in te voeren en uw inschrijving te bevestigen, geeft u toestemming om regelmatig nieuws en aanbiedingen van ons te ontvangen. Als u klant bent, kunnen wij u ook op basis van ons gerechtvaardigd belang informeren over vergelijkbare producten of diensten. Onderaan iedere nieuwsbrief vindt u een link waarmee u zich direct kunt afmelden.

Gegevens die wij verwerken voor onze dienstverlening

Om uw bestelling correct te verwerken en onze diensten goed uit te voeren, hebben wij bepaalde persoonsgegevens nodig. Dit kan onder meer het volgende omvatten:

• Naam of bedrijfsnaam
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Naam, e-mailadres en telefoonnummer van een contactpersoon:
• Bij zakelijke klanten: het KvK-nummer en eventueel een uittreksel uit het handelsregister
• Afleveradres (indien afwijkend van het factuuradres), inclusief de gegevens van de persoon die de levering in ontvangst neem
• Handtekening van de ontvanger bij aflevering

 Wij gebruiken deze gegevens om uw bestelling te kunnen bezorgen, contact met u te onderhouden, afspraken na te komen en eventuele klachten correct af te handelen.

Bij contante betalingen in onze winkel slaan wij geen persoonsgegevens op.

Wanneer u een betaling aan Cacaoboetiek doet, ontvangen wij via uw bank de benodigde betaalgegevens, waaronder de tenaamstelling en het rekeningnummer.

Bestelt u via onze webshop, dan vult u de benodigde gegevens in voor levering en betaling. De betalingen verlopen via onze betaalprovider (bijvoorbeeld iDEAL), die deze gegevens verwerkt om de transactie veilig af te ronden.

Cacaoboetiek gebruikt uw persoonsgegevens voor verschillende doeleinden, waaronder:

• Het onderhouden van contact met u
• Het uitvoeren van overeenkomsten en het leveren van bestelde producten
• Het versturen van nieuwsbrieven of andere relevante informatie\
• Het afhandelen van betalingen en terugbetalingen
• Het bieden van klantenservice en het afhandelen van klachten
• Het uitvoeren van onze administratie en het voldoen aan boekhoudkundige verplichtingen
• Het beveiligen en optimaliseren van onze website en onze dienstverlening
• Het analyseren van het gebruik van onze website om de gebruikerservaring te verbeteren
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals fiscale wetgeving of onderzoeken naar fraude

Voor sommige van deze doeleinden is het noodzakelijk dat wij over uw contactgegevens beschikken. Zonder deze gegevens kunnen wij geen contact met u opnemen of de afgesproken dienstverlening correct uitvoeren.

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld of zolang dit wettelijk verplicht is.

• Contactgegevens die u met ons deelt via e-mail, sociale media of het contactformulier, worden verwijderd zodra uw vraag is afgehandeld, tenzij u klant of leverancier bent of ons toestemming geeft om deze gegevens te bewaren.
•  IP-adressen die worden vastgelegd voor de beveiliging van onze website, bewaren wij zolang dit nodig is voor beveiligingsdoeleinden. Zie ook onze informatie over cookies en vergelijkbare technieken.
• Nieuwsbriefgegevens worden uiterlijk aan het einde van de maand verwijderd waarin u zich uitschrijft. Vanaf dat moment ontvangt u geen nieuwsbrieven meer.
• Klantprofielen bewaren wij zolang u gebruikmaakt van onze diensten. Zodra u aangeeft geen klant meer te zijn, verwijderen wij uw profiel, tenzij wettelijke bewaarplichten ons verplichten bepaalde gegevens te bewaren.
• Wettelijke bewaarplicht: op grond van fiscale wetgeving moeten wij basisadministratie zoals offertes, orders, facturen, e-mails met betrekking tot de bedrijfsvoering, debiteuren- en crediteurenadministratie, en verkoopgegevens minimaal 7 jaar bewaren.
• Leveringsgegevens zoals afleveradressen en contactgegevens verwijderen wij zodra deze niet meer nodig zijn voor het leveren van producten of het verlenen van service.
• Gegevens van potentiële leveranciers bewaren wij alleen als er een overeenkomst wordt gesloten of als hiervoor expliciete toestemming is gegeven, bijvoorbeeld door het afgeven van een visitekaartje.
• Leveranciersgegevens zoals bedrijfsnaam, adres, contactpersonen en factuurinformatie bewaren wij zolang de samenwerking duurt, rekening houdend met de wettelijke bewaarplichten.

Wij delen uw persoonsgegevens alleen met derden wanneer dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van onze overeenkomst, wanneer wij daar wettelijk toe verplicht zijn, wanneer u ons daarvoor toestemming heeft gegeven of wanneer wij hier een gerechtvaardigd belang bij hebben.

Met iedere partij die namens ons persoonsgegevens verwerkt, sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Hierin maken wij afspraken over het zorgvuldig en veilig omgaan met uw gegevens. Wij zien erop toe dat uw gegevens alleen worden gebruikt voor het afgesproken doel en verwijderd worden zodra ze niet meer nodig zijn.

Wij werken samen met de volgende partijen:

• Webwinkelsoftware – Shopify

Onze webshop draait op het platform van Shopify. De persoonsgegevens die u via onze webshop verstrekt, worden door Shopify verwerkt om onze dienstverlening technisch mogelijk te maken en te ondersteunen. Shopify gebruikt uw gegevens niet voor andere doeleinden en zorgt voor passende beveiligingsmaatregelen, waaronder SSL-versleuteling en een strikt wachtwoordbeleid.

•  E-mail en hosting – Strato en Outlook

Voor ons zakelijke e-mailverkeer maken wij gebruik van de diensten van [provider]. Deze partij heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om verlies, misbruik of onbevoegde toegang tot gegevens te voorkomen.

•  Betalingsverwerking – bijvoorbeeld Mollie of Stripe

Voor het verwerken van betalingen in onze webshop maken wij gebruik van [naam betaalprovider]. Deze partij verwerkt uw naam, adres, woonplaats en betaalgegevens, zoals uw IBAN of creditcardnummer. Zij beveiligen deze gegevens zorgvuldig en gebruiken ze uitsluitend voor het afhandelen van betalingen.

•  Verzending en logistiek – PostNL, DHL of DPD

Om uw bestelling te bezorgen, delen wij uw naam, adres en woonplaats met onze bezorgpartners. Zij gebruiken deze gegevens uitsluitend om uw bestelling correct af te leveren.

•  Administratie en boekhouding – e-Boekhouden.nl

Voor onze financiële administratie maken wij gebruik van e-Boekhouden.nl. Uw naam, adres, woonplaats en bestelgegevens worden hier verwerkt om facturen en financiële rapportages op te stellen. Deze gegevens worden beveiligd opgeslagen en niet voor andere doeleinden gebruikt.

Cacaoboetiek kan dit privacybeleid op elk moment aanpassen. Op onze website vindt u altijd de meest actuele versie. Wanneer er wijzigingen plaatsvinden die invloed hebben op de manier waarop wij eerder verzamelde persoonsgegevens gebruiken, informeren wij u hierover per e-mail of via een duidelijk bericht op onze website.

Dit privacybeleid is voor het laatst bijgewerkt op 10 augustus 2025.